Uppnå hög svarsfrekvens

Vad kan man göra för att uppnå högt deltagande?

Innan undersökningen

 

  • Säkra sig att man har följt upp på tidigare arbetsplatsundersökningar på ett sådant sätt att det är trovärdigt att den nya undersökningen kommer till nytta.
  • Vara noggrann i sitt val av enkät och frågor. Gör inte enkäten för lång.
  • Involvera rätta personer tidigt i processen. Det är särskilt viktigt att definiera vilken roll ledningen på olika nivåer har, samt förväntningar på aktivt deltagande innan, under och efter undersökningen. Det bör även vara tydligt var de involverade kan söka ytterligare information och stöd.
  • Integrera undersökningen i övriga processer på arbetsplatsen.
  • Informera brett om att en ny arbetsplatsundersökning kommer att genomföras, vad som är syftet samt hur man har tänkt sig att använda resultaten.
  • Det är centralt att den högsta ledningen går i spetsen och signalerar att de tar undersökningen seriöst.

Under undersökningen

 

  • Säkra anonymitet genom att sätta upp regler för hur många svarspersoner som behövs för att svaren för gruppen kan redovisas (t.ex. minst 10 personer) och säkerställa att ingen internt i organisationen har åtkomst till individuella svar, detta gäller även HR-funktionen. Kom ihåg att informera om hur sekretess hanteras.
  • Skapa intresse för undersökningen. Detta kan exempelvis vara genom möjligheten att följa hur svarsfrekvensen utvecklar sig, vad syftet är och hur den vidare processen är planerad, var man kan få se resultaten mm. Det finns många olika informationskanaler som kan användas: möten, mails, intranät, sociala medier, nyhetsbrev till medarbetare och eller kunder mm. Var kreativ för att skapa intresse och engagemang.
  • Gör det enkelt att delta. De medarbetare som använder dator i deras dagliga arbete ska kanske ha en elektronisk enkät medan andra grupper kan vara mer benägna att svara på en pappersenkät. Möjlighet att svara via smartphone kan också bidra till att höja svarsfrekvensen.
  • Kom ihåg att skicka ut en eller två påminnelser under tiden som undersökningen pågår.