Varför är svarsfrekvensen viktig?
Svarsfrekvensen i en arbetsplatsundersökning fungerar som ett slags resultat i sig. En hög svarsfrekvens speglar att medarbetarna är engagerade och har lust till att bidra till den fortsatta utvecklingen av verksamheten. En låg svarsfrekvens kan däremot anses vara en varningsklocka, som av olika skäl bör leda till reflektion.
Varför är det viktigt att en hög andel av medarbetarna besvarar enkäten?
När man väljer att genomföra en undersökning är det viktigt att få en heltäckande bild av arbetsplatsen. Särskilt om det finns ett önskemål att med utgångspunkt i svaren, att kunna jämföra och utvärdera hur olika grupper av medarbetare på en arbetsplats trivs samt att kunna peka ut risk- och friskfaktorer för specifika grupper.
Hur hög svarsfrekvens behövs?
En bra svarsfrekvens kan vara ett tecken på en välfungerande organisation där medarbetarundersökningar utgör en integrerad del av den ständiga utvecklingen av trivseln. Ett särskilt varningstecken är om svarsfrekvensen blir lägre år för år. Om svarsfrekvensen är lägre än 60% är det angeläget att tolka resultaten med varsamhet samt att ha det i åtanke under processen.
Vad är en bra svarsprocent?
90% – Utmärkt
80% – Mycket bra
70% – Bra
60% – Godtagbart
Under 50% – Ej godtagbart
Representativitet
Om samtliga medarbetare svarar på en enkätundersökning vet man med säkerhet att resultaten speglar hur verkligheten upplevs. När enbart en del av medarbetarna har besvarat enkäten, står man i en situation där det kan bli svårt att dra giltiga slutsatser och att följa upp på resultaten. Om exempelvis 50% har svarat eller färre, och det endast är de mest negativa eller de mest positiva på arbetsplatsen, eller att endast ett fåtal av medarbetarna från någon specifik avdelning har svarat, kan resultatet vara missvisande. I fall av låg svarsfrekvens är det särskilt angeläget att utvärdera om de som inte har deltagit är fundamentalt annorlunda än de som har deltagit. Desto högre svarsfrekvensen är, desto mindre är problemet.
Statistisk osäkerhet
När man på en arbetsplats får in svar från medarbetare som man anser inte avviker fundamentalt från gruppen av medarbetare som helhet, då kan man skatta t.ex. medelvärden på en fråga med en viss statistisk osäkerhet. Denna statistiska osäkerhet blir mindre desto fler svar man har som underlag för sin beräkning. Detta kan särskilt bli ett problem när man redovisar för små grupper/avdelningar.
Etik
Ju färre som svarar på en anonym enkät, ju större risk finns det för att någon person eller grupp kan pekas ut på arbetsplatsen. För att undgå utpekande vid redovisning av resultatet, kan man exempelvis slå ihop svarskategorier så att medarbetarnas integritet respekteras. Man ska vara uppmärksam på att man riskerar att förlora värdefull information när man gör detta. Det kan därför vara bra att ha en kopia där man inte har slagit ihop svarskategorierna. Med en hög svarsfrekvens är man på rätta spåret mot att skapa en gemensam referensram för relevanta diskussioner och en vidare framgångsrik process.
Litteraturtips
The Cochrane Collaboration har i 2009 utgivet en systematisk översikt på vad forskning visar på fungerar för att höja svarsfrekvensen för enkätstudier. Även om medarbetarundersökningar inte är det samma som forskning och samtliga metoder inte är lämpliga för arbetsplatser, så kan man hitta djupare kunskap i denna kunskapsöversikt.
Edwards, P. J., et al. "Methods to increase response to postal and electronic questionnaires (Review)." Cochrane Database Syst Rev 3 (2009): MR000008.
Länk till abstract hittar du här.
