Förbered resultatpresentation
Vem ska kunna se vad?
Det är en god idé att ta beslut redan i den förberedande processen om hur man ska förhålla sig till olika frågor när man senare utformar och presenterar rapporten. Detta eftersom några frågor kan vara känsliga, exempelvis rörande mobbing, konflikter eller dåligt ledarskap.
"Den lodräta principen" eller "Alla ser allt"
Som utgångspunkt vid en undersökning eller kartläggning har varje medarbetare rätt att ta del av de resultat som man har bidragit till genom att exempelvis besvara en enkät. Inom större företag eller organisationer kan man använda sig av två olika principer när man väljer hur resultatet ska presenteras; 1) Den lodräta principen eller 2) Alla ser allt.
Om man använder sig av den lodräta principen, betyder det att varje medarbetare har rätt att se de rapporter som produceras där hens eget svar finns med, dvs. den egna avdelningen, sektionen, gruppen eller liknande, samt den samlade rapporten för hela verksamheten. Ledningen har däremot tillgång till alla rapporter. Det betyder att en medarbetare inte har tillgång till rapporter från andra avdelningar, sektioner osv. där hen inte själv arbetar.
Om man väljer alla ser allt-principen, bör man ha en diskussion kring möjligheterna för interna jämförelser inom verksamheten och vad det kan medföra av konsekvenser. Valet av princip är därför en viktig del av den förberedande processen.
Hänsyn till personer med ledande befattning
En annan diskussion som är viktig att ha i den förberedande processen handlar om personer i ledande befattning. Det finns en risk för att personer med ledande befattningar som fått ett dåligt resultat känner sig uthängda, vilket inte är en bra utgångspunkt att ha för att skapa en positiv förändringsprocess. Därför är det av vikt att det finns en dialog i ledningsgruppen tillsammans med stabsfunktioner kring hur presentationer av resultat ska genomföras samt vilket stöd organisationen erbjuder personer med ledande befattningar för att uppnå en konstruktiv dialog och process.
Kränkande beteende
Det är även viktigt att man under förberedelserna diskuterar hur man ska hantera resultat angående kränkande beteenden. Man ska komma ihåg att säkerställa att det inte är möjligt att utröna enskilda personer. Detta skulle kunna leda till ryktesspridning, och ett sådant efterspel kan överskugga andra aspekter som kommit fram genom undersökningen. Därutöver kan även den typ av kränkande beteende som angetts ha upphört och vara utrett. En möjlig väg att gå är att resultatet som presenteras är över större grupper, eller utvalda skalor, samtidigt som relevant chef får tillgång till mer specifika resultat. Observera att man aldrig kan handla gentemot exempelvis ett konkret mobbningsförlopp med en anonym enkätundersökning som underlag. Den person som upplever kränkande beteende måste för att det ska kunna handlas, själv berätta om det som hänt för relevant person.