Utskick och påminnelser
En enkätundersökning kan genomföras både digitalt eller i pappersform, alternativt en kombination. Vad man väljer som alternativ beror ofta på vilken typ av organisation man är, hur strukturerna ser ut och organisationens storlek. Det finns några saker som är viktiga att tänka på när man gör det första utskicket.
Skriv en inledande text som är specifik för just er organisation
Tänk på att texten inte ska vara för lång, ungefär en halv sida brukar vara lagom. Texten ska förtydliga varför arbetsplatsundersökningen genomförs, alltså i vilket syfte och med vilken intention, vem som är avsändare och vem man kan kontakta för ytterligare information. Det är bra om det tydligt framgår hur och när resultaten kommer presenteras samt hur den uppföljande processen är planerad. En tydligt formulerad inledning kan vara en bidragande faktor till att säkra en bra svarsfrekvens.
Anonymitet
Det är av yttersta vikt att det tydligt framgår att deltagande i enkätundersökningen är anonymt, och frivilligt. Om man genomför undersökningen i pappersform, är det viktigt att vara uppmärksam på att själva insamlandet av enkäterna kan avslöja vem som deltagit och vem som valt att inte delta. En möjlighet för att komma runt problematiken kan vara att man har en försluten låda, ungefär som vid val till riksdag, region och kommun. På så sätt kan man inte se hur många som deltagit förrän undersökningen är färdig. Genomförs undersökningen digitalt bör datasekretess beaktas. För alla undersökningar där information om personer samlas in ska gällande lagstiftning följas. Läs mer om GDPR här.
Tidsaspekter
Det är viktigt att tänka igenom tidsaspekterna vid en enkätundersökning innan man går igång. Hur lång tid är det från första utskick till slutdatumet för undersökningen? Vi rekommenderar att man räknar med en svarsperiod på 2-3 veckor, beroende på organisationens storlek, form och struktur. Olika förhållanden, både arbetsrelaterade och privatlivsrelaterade kan spela in när en medarbetare ska förhålla sig till om de vill svara på en enkät eller inte. Det kan bl.a. handla om arbetsbelastning under vissa perioder, nationella eller kulturella högtider, semestertider osv. Därför kan det också vara en bra idé att skicka ut påminnelser under tiden som medarbetarna har möjlighet att svara på enkäten. Vi rekommenderar att man skickar ut påminnelser vid två tillfällen. Av olika anledningar kan medarbetarna glömma bort att det pågår en undersökning, och då kan en påminnelse fungera bra. Samtidigt kan det verka som ett tvång att fylla i enkäten om man skickar ut fler än 2 påminnelser.