Uppnå hög svarsprocent

Vad kan man göra för att uppnå högt deltagande?

Innan undersökningen

 

  • Säkra sig att man har följt upp på tidigare medarbetarundersökningar på ett sådant sätt att det är trovärdigt att den nya undersökningen kommer till nytta.
  • Vara noggrann i sitt val av enkät och frågor. Gör inte enkäten för lång.
  • Involvera rätta personer tidigt i processen. Här är det särskilt viktigt att ledarna är medvetande om vad som förväntas av dem innan, under och efter undersökningen, samt var de kan söka ytterligare information och stöd.
  • Integrera undersökningen i övriga processer på arbetsplatsen.
  • Informera brett om att en ny medarbetarundersökning kommer att genomföras, vad som är syftet samt hur man har tänkt sig att använda resultaten.
  • Det är viktigt att den översta ledningen går i spetsen och signalerar att de tar undersökningen seriöst

Under undersökningen

 

  • Säkra anonymitet genom att sätta upp regler för hur många svarpersoner som behövs för att svaren för gruppen kan redovisas (t.ex. minst 10 personer) och säkerställa att ingen internt i organisationen har åtkomst till individuella svar, detta gäller även HR-funktionen. Kom ihåg att informera om hur sekretess hanteras.
  • Skapa intresse för undersökningen. Detta kan exempelvis vara genom möjligheten att följa hur svarprocenten utvecklar sig, vad syftet är och hur den vidare processen är planerad, var man kan få se resultaten mm. Det finns många olika informationskanaler som kan användas: möten, mails, intranät, sociala medier, nyhetsbrev till medarbetare och eller kunder mm. Var kreativ för att skapa intresse och engagemang.
  • Gör det enkelt att delta. De medarbetare som använder dator i deras dagliga arbete ska kanske ha en elektronisk enkät medan andra grupper kan vara mer benägna att svara på en pappersenkät. Möjlighet att svara via smartphone kan också bidra till att höja svarprocenten.
  • Kom ihåg att skicka ut en eller två påminnelser under tiden som undersökningen pågår.