COPSOQ som instrument och enkätverktyg är gratis att använda men för att behålla integriteten finns det en licens enligt creative commons nedan som ska följas vid användning eller distribuering.
Användaren har tillstånd att:
På följande villkor:
Villkor fortsättning:
Inga garantier ges. Licensen ger eller ger inte alla de nödvändiga villkoren för Licenstagarens tänkta användande av verket. Till exempel, andra rättigheter som publicitet, integritetslagstiftning, eller ideella rättigheter kan begränsa hur Licenstagaren kan använda verket. Se Creative Commons för mer information.
Vid användning på arbetsplatser ska följande riktlinjer följas.
Påbörja aldrig en undersökning av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, om det inte finns ett uttalat syfte att behandla resultaten seriöst och med en intention att handla efter det resultat man fått.
Om förändringar görs med utgångspunkt i resultatet från en undersökning, bör en ny undersökning genomföras 1–2 år senare, för att se om de lösningar som genomfördes gav önskat resultat.
COPSOQ är ett verktyg som kan användas för riskbedömningar och organisationsutveckling i syfte att främja den organisatoriska och social arbetsmiljön.
Resultatet av en undersökning bör därför inte uppfattas som ett slags betyg. Istället bör det användas som ett verktyg i organisationsutvecklingsprocesser och som en gemensam utgångspunkt för dialog om förhållandena på arbetsplatsen.
Involvering av representanter från olika nivåer inom organisationen är en förutsättning för en god process. Involvering av representanter från medarbetargruppen är absolut nödvändigt, eftersom det är medarbetarnas organisatoriska och sociala arbetsmiljö som undersöks.
Representanter från översta ledning, ledning på mellannivån, medarbetargruppen samt fackliga företrädare bör involveras och delta i hela processen kring en undersökning av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det är viktigt att lösningarna utvecklas av de involverade parterna och integreras i arbetsplatsens samlade utvecklingsarbete.
Personer som deltar i en undersökning har rätt att ta del av resultatet av denna.
Anonymitet och datasekretess måste garanteras för respondenterna. All data och information som blir tillgänglig för interna eller externa parter måste ske i överensstämmelse med juridiska och etiska föreskrifter, för att garantera skydd av respondenternas privatliv, data och personlig information.
Anonymitet och datasekretess ska alltid tas i beaktande vid genomförandet av enkätundersökningar, samt bör deltagande i undersökningar av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön alltid vara frivilligt.
Formuleringar, frågor och definitioner av områden som ingår i COPSOQ är fastlagda i valideringsprocesser som genomförts av nationella COPSOQ-team i samverkan med det Internationella COPSOQ-nätverket.
Verktygets integritet ska respekteras och innehållet får inte modifieras.