Få en bra svarsprocent

Svarsprocent

 

Svarprocenten i en medarbetarundersökning fungerar som ett slags resultat i sig. En hög svarsprocent speglar att medarbetarna är engagerade och har lust till att bidra till den fortsatta utvecklingen av verksamheten. En låg svarprocent kan däremot anses vara en varningsklocka, som av olika skäl bör leda till reflektion.

 

Varför är det viktigt att en hög andel av medarbetarna besvarar medarbetarenkäten?

 

När man väljer att genomföra en medarbetarundersökning är det viktigt att få en heltäckande bild av arbetsplatsen. Man önskar med bakgrund i svaren att kunna jämföra och utvärdera hur olika grupper av medarbetare på en arbetsplats trivs samt att kunna peka ut risk- och friskfaktorer för specifika grupper.

Vad är en bra svarsprocent?
Genomförande

Under 60% – Ej godtagbart
60% – Godtagbart
70% – Bra
80% – Mycket bra
90% – Utmärkt

Representativitet

Om samtliga medarbetare svarar på en enkätundersökning vet man med säkerhet att resultaten speglar hur verkligheten upplevs. När enbart en del av medarbetarna har besvarat enkäten, står man i en situation där det kan bli svårt att dra giltiga slutsatser och att följa upp på resultaten. Tänk bara om t.ex. 50 % har svarat och det enbart är de mest negativa eller de mest positiva på arbetsplatsen, eller att endast ett fåtal av medarbetarna från någon specifik avdelning har svarat. I fall av låg svarprocent är det särskilt angeläget att utvärdera om de som inte har deltagit är fundamentalt annorlunda än de som har deltagit. Desto högre svarprocenten är, desto mindre är problemet.

 

Statistisk osäkerhet

När man på en arbetsplats får in svar från medarbetare som man anser inte avviker fundamentalt från gruppen av medarbetare som helhet, då kan man skatta t.ex. medelvärden på en fråga med en viss statistisk osäkerhet. Denna statistiska osäkerhet blir mindre desto fler svar man har som underlag för sin beräkning. Detta kan särskilt bli ett problem när man redovisar för små grupper/avdelningar.

 

Etik

Ju färre som svarar på en anonym enkät, ju större risk finns det för att någon person eller grupp kan pekas ut på arbetsplatsen. För att undgå utpekande vid redovisning av resultatet, kan man exempelvis slå ihop svarskategorier så att medarbetarnas integritet respekteras. Man ska vara uppmärksam på att man riskerar att förlora värdefull information när man gör detta. Det kan därför vara bra att ha en kopia där man inte har slagit ihop svarskategorierna. Med en hög svarprocent är man på rätta spåret mot att skapa en gemensam referensram för relevanta diskussioner och en vidare framgångsrik process.

 

 

Hur hög svarprocent behövs?

En svarprocent över 60% kan anses vara bra och ett tecken på en välfungerande organisation där medarbetarundersökningar utgör en integrerad del av den ständiga utvecklingen av trivseln. Ett särskilt varningstecken är om svarprocenten blir lägre år för år. Om svarprocenten är lägre än 60% är det angeläget att tolka resultaten med varsamhet samt att ha det i åtanke under processen.

Enkätens uppbyggnad
Mjuka riktlinjer

Vad kan man göra för att uppnå ett stort deltagande?

Innan undersökningen 

 

  • Säkra sig att man har följt upp på tidigare medarbetarundersökningar på ett sådant sätt att det är trovärdigt att den nya undersökningen kommer till nytta.
  • Vara noggrann i sitt val av enkät och frågor. Gör inte enkäten för lång.
  • Involvera rätta personer tidigt i processen. Här är det särskilt viktigt att ledarna är medvetande om vad som förväntas av dem innan, under och efter undersökningen, samt var de kan söka ytterligare information och stöd.
  • Integrera undersökningen i övriga processer på arbetsplatsen.
  • Informera brett om att en ny medarbetarundersökning kommer att genomföras, vad som är syftet samt hur man har tänkt sig att använda resultaten.
  • Det är viktigt att den översta ledningen går i spetsen och signalerar att de tar undersökningen seriöst
Under undersökningen 

 

  • Säkra anonymitet genom att sätta upp regler för hur många svarpersoner som behövs för att svaren för gruppen kan redovisas (t.ex. minst 10 personer) och säkerställa att ingen internt i organisationen har åtkomst till individuella svar, detta gäller även HR-funktionen. Kom ihåg att informera om hur sekretess hanteras.
  • Skapa intresse för undersökningen. Detta kan exempelvis vara genom möjligheten att följa hur svarprocenten utvecklar sig, vad syftet är och hur den vidare processen är planerad, var man kan få se resultaten mm. Det finns många olika informationskanaler som kan användas: möten, mails, intranät, sociala medier, nyhetsbrev till medarbetare och eller kunder mm. Var kreativ för att skapa intresse och engagemang.
  • Gör det enkelt att delta. De medarbetare som använder dator i deras dagliga arbete ska kanske ha en elektronisk enkät medan andra grupper kan vara mer benägna att svara på en pappersenkät. Möjlighet att svara via smartphone kan också bidra till att höja svarprocenten.
  • Kom ihåg att skicka ut en eller två påminnelser under tiden som undersökningen pågår.
Litteraturtips

 

The Cochrane Collaboration har i 2009 utgivet en systematisk översikt på vad forskning visar på fungerar för att höja svarprocenten för enkätstudier. Även att medarbetarundersökningar inte är det samma som forskning och samtliga metoden inte är lämpliga för arbetsplatser, så kan man hitta djupare kunskap i denna kunskapsöversikt.

 

Edwards, P. J., et al. ”Methods to increase response to postal and electronic questionnaires (Review).” Cochrane Database Syst Rev 3 (2009): MR000008.

 

Länk till abstract hittar du här.

Litteraturtips